Polityka prywatności OCTACOM Sp. z o.o.

Ul. Niedźwiedzia 3, 05-506 Lesznowola, XIII Wydział Gospodarczy KRS, Nr KRS 0000533302, NIP 1231292121  Kapitał zakładowy: 10.000,00 PLN.

Postanowienia ogólne

Dążąc nieustannie do utrzymania na maksymalnym z możliwych poziomie ochrony danych osobowych, przekazanych naszej firmie w celu realizacji usług, informujemy, iż chronimy powierzone nam przez Państwa dane osobowe na najwyższym poziomie, uwzględniając przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Strona internetowa www.octacom.pl służy  jako materiał informacyjny i marketingowy w celu prowadzenia komunikacji z potencjalnymi Klientami. Za pośrednictwem serwisu nie są zawierane żadne transakcje ani umowy. Octacom Sp. z o.o. nie pobiera żadnych opłat z tytułu korzystania ze strony www.octacom.pl.

Zgodnie z zapisami RODO nakładającymi obowiązek informacyjny, w niniejszej „Polityce prywatności” przekazujemy w jaki sposób przetwarzane są przez nas dane osobowe a także jakie prawa wynikające z zapisów RODO przysługują osobom powierzającym nam swoje dane osobowe. 

Administrator Danych

Administratorem danych  jest Octacom Sp. z o.o. ul. Niedźwiedzia 3, 05-506 Lesznowola, XIII Wydział Gospodarczy KRS, Nr KRS 0000533302, NIP 1231292121  Kapitał zakładowy: 10.000,00 PLN.

Wszystkie  pytania, wątpliwości, czy żądania lub sprzeciwy związane z przetwarzaniem przez Octacom Sp. z o.o. Państwa danych osobowych prosimy kierować w formie elektronicznej na adres e-mail:

rodo@octacom.pl

lub w formie tradycyjnej za pomocą korespondencji listownej na adres:

  1. Niedźwiedzia 3, 05-506 Lesznowola

Octacom Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za zbieranie danych przez inne organizacje, na których strony zostali przekierowani użytkownicy. W takich sytuacjach zastosowanie mają Polityki Prywatności i Regulaminy stosowane przez te organizacje.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Octacom Sp. z o.o., jako Administrator danych, przetwarza dane użytkowników strony internetowej www.octacom.pl na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych. Dane osobowe użytkowników wykorzystywane są tylko i wyłączenie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych w klauzulach informacyjnych zadań i celów. Użytkownik jest zawsze informowany o celu w którym dane będą przetwarzane, o terminie retencji danych oraz o przysługujących mu prawach. Octacom Sp. z o.o. nie kupuje, nie sprzedaje, ani nie pośredniczy w handlu bazami danych. Przetwarzane przez nas dane wykorzystujemy jedynie w celu, w którym zostały zebrane.

Octacom Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe tylko  w zakresie wynikającym z celu przetwarzania. Nie zbiera natomiast danych , których zakres wykracza poza niezbędny do realizacji celu przetwarzania. Octacom Sp. z o.o. nie zbiera za pośrednictwem strony www.octacom.pl żadnych danych, które w sposób bezpośredni lub pośredni ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, danych genetycznych, danych biometrycznych, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

 Przetwarzamy Państwa dane w celach:

  • Działań zmierzających do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b (dot. klientów);

art. 6 ust. 1 lit. f RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta).

  • Rozpatrywania skarg, wniosków i reklamacji.

art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO

Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.

  • Ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających  z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

  • Prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).

  • Prowadzenia statystyk.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych.

  • Prowadzenia działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej).

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawą – Prawo telekomunikacyjne, do czasu wniesienia sprzeciwu, w sprawie przetwarzania danych do celów  kontaktu lub/i otrzymywania informacji o podejmowanych przez nas działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń.

  • Przetwarzania plików cookie.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Administrator korzysta z niezbędnych plików cookie, w celu umożliwienia działania podstawowych funkcji strony. Ponadto, w przypadku prowadzenia badań statystycznych, marketingu bądź zapisywania preferencji użytkownika z wykorzystaniem plików cookie, administrator uzyska zgodę na zapisanie plików cookie na urządzeniu użytkownika.

Przetwarzanie umożliwia działania podstawowych funkcji strony, dostosowanie treści strony internetowej do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, statystycznych oraz optymalizacji korzystania z serwisów internetowych.

Jednocześnie  informujemy iż zgodnie z zapisami art. 6 ust. 1 lit. f RODO dane osobowe  w poniżej podanych celach przetwarzane są również w  oparciu o  prawnie uzasadniony interes Octacom Sp. z o.o.

Należą do nich:

  • informowanie w sposób bezpośredni o ofercie Octacom Sp. z o.o.,
  • zarządzanie relacjami i w celach marketingowych,
  • windykacja należności,
  • kontakty z klientami/kontrahentami,
  • prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
  • prowadzenie analiz statystycznych,
  • przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych,

Z uwagi ciążący na Administratorze obowiązek prawny przetwarzamy państwa dane osobowe w celach:

  • wypełnienia postanowień prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości,
  • zapewnienie rozliczalności na podstawie przepisów prawa,
  • wykonania obowiązków wynikających z decyzji, orzeczeń wydawanych przez uprawnione organy, instytucje lub sądy.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania

Każdej osobie, której dane osobowe przetwarzane są przez Octacom Sp. z o.o., przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych,
  • usunięcia swoich danych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych,
  • przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda wydana w oparciu o 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO lub umowa zawarta w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes

art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, za wyjątkiem sytuacji, gdy prawo obliguje do ich podania, np. prawo skarbowe, przepisy o rachunkowości lub ich podanie jest niezbędne do zrealizowania przez Octacom Sp. z o.o. zamówionych usług.

W przypadku wskazania przez klienta/ kontrahenta osoby kontaktowe w związku z zawarciem/ realizacją umowy z  Octacom Sp. z.o.o., dane osobowe wskazanej osoby będą przetwarzane w zakresie podanym przez klienta/ kontrahenta (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).

Okres przetwarzania i przechowywania danych osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych przez Octacom Sp. z o.o. zależy od celu w jakim zostały zebrane i przetwarzane, a także przepisów prawa i pozyskanych przez Octacom Sp. z o.o. zgód lub innych oświadczeń. Dane przetwarzane w celu wykonania zawartej umowy przechowywane są przez czas niezbędny do jej wykonania.

W przypadku, gdy realizacja umowy nie dojdzie do skutku, dane osobowe będą przechowywane przez 3 lata od dnia ich zebrania. Przechowywane są także dane osobowe o charakterze archiwalnym – po wygaśnięciu danej relacji prawnej dane osobowe osób fizycznych, w tym dane osobowe dotyczące działania tych osób w imieniu przedsiębiorcy instytucji lub jednostek organizacyjnych są przechowywane przez okres 6 lat. W przypadku, gdy toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia zakończenia sporu, bez względu na sposób jego zakończenia, lub prawomocnego zakończenia ostatniego postępowania, chyba, że przepis prawa przewiduje dłuższy okres przedawnienia dla danego prawa/ roszczenia, którego dotyczy postępowanie. Dane osobowe zebrane na podstawie zgody będziemy przechowywali przez okres wskazany w oświadczeniu zgody lub do odwołania zgody. Dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w szczególności dla celu marketingu bezpośredniego będą przechowywane do momentu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

W celu wykazania rozliczalności, dane osobowe przechowywane będą przez okres, w którym Octacom Sp. z o.o. jest zobowiązany do ich przechowywania w postaci elektronicznej lub papierowej, dla udokumentowania spełnienia wymagań wynikających z przepisów prawa oraz w celu umożliwienia kontroli przez uprawnione podmioty.

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Octacom Sp. z o.o. może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Państwa danych poza obszar EOG. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej, państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG.

W przypadku odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony Administrator zawiera umowy z odbiorcami danych osobowych, które są oparte na standardowych klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Zastosowany przez Administratora sposób zabezpieczenia Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w sposób, w wyniku którego mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje wywołujące skutki prawne lub skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników,.